Conceito

O Forms é a mais nova ferramenta de criação de formulários e pesquisas integrada à plataforma de colaboração Skymail, permitindo a coleta segura e privada de dados com suporte a múltiplos tipos de perguntas, compartilhamento flexível e visualização de resultados em tempo real por meio de gráficos.

Principais Características

• Criação de formulários/pesquisas/questionários simples e responsivo, com suporte aos seguintes tipos de questões:
  • Múltipla escolha (Caixas de seleção)
  • Botão opção única (Tipo rádio)
  • Seleção (Lista suspensa)
  • Resposta curta (Tipo texto)
  • Texto longo
  • Perguntas que esperam respostas com envio de arquivos (ideal para documentos)
  • Perguntas que esperam respostas em formato de Data (Ex. dt. de nascimento, dt. De admissão)
  • Perguntas que esperam respostas em formato de horário (Ideal perguntas de agendamentos)
• Interface simples e fácil de ser compreendida.
• Privacidade total: os dados ficam armazenados em ambiente seguro do cliente/organização, sem acesso por terceiros.
• Compartilhamento flexível: via link público, usuários específicos ou toda a organização.
• Exportação de resultados: nas extensões CSV, ODS e XLSX.
  • Permite salvar o resultado no Skybox nas extensões acima citadas.
• Visualização de dados: gráficos e estatísticas para análise rápida.
• Menu de acesso via Webmail e console do Skybox.

Modelo de cobrança

A nova funcionalidade será disponibilizada gratuitamente para todas as contas Skymail e Skymail Premium, assim como os aplicativos Deck e Skyoffice já integrados à nossa plataforma de colaboração.

Requisitos para utilização

• Ter o produto Skymail contratado (Independente do tipo de conta).
• Ter o Forms ativado em configurações de serviços (Painel de controle).

Configuração e ativação 

O aplicativo Forms adotará o mesmo procedimento de configuração e ativação utilizado pelos aplicativos Deck e Skyoffice.

A nova funcionalidade será configurada conforme hierarquia padrão:

1. Ambiente do cliente:

Figura 1 - Habilitar Forms em todo o ambiente do cliente na seção Configuração de serviços, na área do cliente.

Figura 2 - Local alternativo para habilitar Forma: Painel > E-mail > Meu ambiente

• O administrador poderá ativar o Forms para toda a organização/cliente. Ao realizar este processo, a nova funcionalidade será automaticamente ativada para todas as caixas postais, independentemente do domínio.

1. Domínio:

Figura 3 - Habilitar Forms para todo o domínio

• Para liberar o Forms em caixas postais de um domínio específico, o administrador deve acessar: Painel > E-mail > Domínio > Selecionar o domínio > Configuração de Serviços > Forms.
• Ao ativar o Forms nessa camada, todas as caixas postais do domínio terão o aplicativo disponível automaticamente.

Após ativar o Forms para o ambiente ou domínio, por padrão o aplicativo será habilitado automaticamente nas caixas postais dos usuários (conforme mencionado neste documento). O administrador deve revisar e ajustar quais contas terão acesso.

Para desativar, acesse o Painel de Controle, localize a caixa postal, vá em “Configuração de serviços”, selecione a aba “Forms” e desative o aplicativo.

Figura 4 - Ativar Forms na caixa postal

Por onde acessar o Forms?

• Webmail

Figura 5 - Acesso ao Forms via Webmail

• Skybox Web

Figura 6 - Acesso ao Forms via Skybox Web

• Skybox Windows

Figura 7 - Acesso alternativo ao Forms via Skybox Windows

Fluxo de Uso / Passo a passo

📋Como criar formulário/questionário?

1. Acesse o Forms via Webmail, ou Skybox.
2. Na tela principal do aplicativo, acione um dos botões de criação de formulário:

Figura 8 - Página inicial do Forms

1. Inclua o título para o questionário/formulário, descrição e defina as perguntas:

Figura 9 - Adicionando título, descrição e perguntas

1. Adicione as perguntas no botão “+ Adicionar uma pergunta”.

Figura 10 - Tipos de perguntas

ℹ️Tipos de perguntas:

• Caixas de seleção

Figura 11 - Criando pergunda do tipo caixa de seleção

Figura 12 - Visão do usuário entrevistado pergunta de Caixa de seleção

• Botão opção única (Tipo rádio)

Figura 13 - Criando Pergunta de opção única (Tipo rádio)

Figura 14 - Visão do usuário entrevistado para a pergunta de escolha única.

• Lista suspensa (Select)

Figura 15 - Criando pergunta do tipo lista suspensa

Figura 16 - Visão do usuário entrevistado

• Arquivo (Adicionar arquivo)

Figura 17 - Criando pergunta de adição de arquivo

Figura 18 - Visão do usuário entrevistado (Pergunta Arquivo)

Importante: Por padrão, o sistema aceita arquivos de imagem, documento, apresentação e planilha. Contudo, é possível configurar a pergunta para restringir especificamente os tipos de arquivos permitidos para upload.

• Resposta curta (Tipo texto curto)

Figura 19 - Criando pergunta de texto curto

Figura 20 - Visão do usuário entrevistado (pergunta de texto curto)

• Resposta Texto longo

Figura 21 - Criando pergunta do tipo texto longo

Figura 22 - Visão do usuário entrevistado (Texto longo)

• Resposta do tipo Data

Figura 23 - Criando pergunta do tipo Data

Figura 24 - Visão do usuário entrevistado (Tipo Data)

Importante: Permite ao usuário entrevistado inserir a data digitada, ou manuseando o calendário.

• Resposta do tipo Horário

Figura 25 - Criando pergunta do tipo horário

Figura 26 - Visão do usuário entrevistado (Tipo horário)

Importante: Permite que o usuário digite a data, ou aplique a hora conforme padrão de campos do mesmo tipo no Skybox (calendário).

Figura 27 - Campo padrão

⚙️Configurações individuais das perguntas:

Cada pergunta poderá ser configurada no momento de sua criação, conforme imagem abaixo:

Figura 28 - Configuração individual da pergunta

Como existem diferentes tipos de perguntas, cada tipo possui particularidades de configuração. No entanto, algumas características podem ser ajustadas, conforme a seguir:

• Definir pergunta como obrigatória – Disponível para todos os tipos de perguntas;
• Copiar uma pergunta existente – Disponível para todos os tipos de perguntas;
• Excluir uma pergunta – Disponível para todos os tipos de perguntas;
• Definir nome técnico da pergunta – Disponível para todos os tipos de perguntas;
• Adicionar várias opções de respostas – Disponível para perguntas de seleção de alternativas;
• Adicionar opção “Outros” – Disponível apenas para perguntas “Caixa de seleção” e “Opção única”;
• Definir tipo de arquivo para upload – Disponível apenas na pergunta de “Arquivo”;
• Definir a quantidade de arquivos para upload – Disponível apenas na pergunta de “Arquivo”;
• Definir o tamanho máximo de arquivos para upload – Disponível apenas na pergunta de “Arquivo”;
• Definir o intervalo entre determinada data – Disponível apenas para a pergunta do tipo “Data”;
• Definir limite de data mais antiga – Disponível apenas para a pergunta do tipo “Data”;
• Definir limite de data mais recente – Disponível apenas para a pergunta do tipo “Data”;

1. Após adicionar as perguntas, é recomendado que o usuário criador verifique as configurações do formulário antes do seu compartilhamento. Informações importantes poderão ser definidas nesta etapa como:

• Habilitar opção “Armazene as respostas anonimamente” (A identidade do usuário entrevistado não será exibida);
• Habilitar múltiplas respostas por pessoa;
• Definir a data de expiração do formulário;
• Fechar o formulário (Não aceitará mais o preenchimento);
• Definir mensagem personalizada após envio do formulário por algum usuário.
• Em ponto futuro com o formulário compartilhado, o criador poderá transferir a propriedade para outra pessoa.

Figura 29 - Configurar formulário

Importante: Note que na configuração do formulário existem ações que necessitam acompanhamento antes e depois do compartilhamento, ou seja um gerenciamento amplo.

1. Por fim, compartilhe o formulário das seguintes formas:

• Individualmente – Via barra de pesquisa por usuário, grupo ou equipe;
• Link público – Acesso via “Compartilhar link”, todos que tiverem o link terão permissão de acesso para preenchimento do formulário;
• Link interno – Pessoas da organização terão acesso para responder o formulário, porém o usuário precisa ser incluído individualmente como pré-requisito.
• Ou utilizando a opção “Permitir acesso a todas as contas logadas” – Esta opção determinará que toda a organização terá acesso para preencher o formulário.

Figura 30 - Área de compartilhamento do formulário

🗂️Gerenciar formulário:

Dado a criação de um determinado formulário, é possível editar, visualizar, e consultar os resultados, conforme imagens e descrições a seguir.

Figura 31 - Editar formulário

• Conforme imagem acima, os formulários criados ficam localizados a esquerda da interface.
• O criador do formulário conseguirá editar o título, descrição, remover alternativas de perguntas com múltiplas escolhas, remover ou adicionar perguntas.

Figura 32 - Visualizar formulário

• O menu “Visualizar” dá a exata visão de um formulário pronto, inclusive com as opções de “Enviar” o formulário, ou limpar as questões respondidas.

Figura 33 - Resultados aba resumo

• Na seção “Resultados”, aba “Resumo”, é possível consultar cada pergunta do teste da seguinte forma:
  • Porcentagem – para perguntas com múltiplas alternativas, exibe a porcentagem de respostas em cada opção.

Atenção: para perguntas dissertativas, a porcentagem exibida refere-se apenas ao índice de não preenchimento do formulário (imagem abaixo).

• Perguntas dissertativas – As respostas são exibidas e organizadas em ordem decrescente, independentemente da quantidade de formulários enviados (veja exemplo abaixo).

Figura 34 – Respostas

• Na seção resultados, aba “Respostas”, exibe os dados do usuário que enviou o formulário.
  • Nome – se o formulário estiver configurado como anônimo, será exibido apenas “Anônimo”.
  • E-mail – ocultado em caso de formulário anônimo.
  • Data e hora de entrega do formulário.
  • Respostas de cada questão.

Figura 35 - Botão Criar planilha

• Se o botão “Criar planilha” for acionado, abrirá a modal abaixo.

Figura 36 - Modal de criação da planilha do formulário

• Por padrão a extensão do arquivo virá como .ods, porém o usuário poderá alterar para .csv, ou .xlsx.
• Poderá criar uma pasta nova para salvar a planilha, utilizando o botão “Novo”, ou salvar em qualquer pasta, ou sem diretório definido (imagem abaixo).

Figura 37 - Ilustração de planilhas e extensões salvas sem diretório definido

Figura 38 - Exemplo de arquivo .xlsx aberto via Skybox "Arquivos"

• No menu de opções, identificado pelos “...” na aba “Respostas”, você terá opções como:

Figura 39 - Menu de opções ...

• Salvar cópia em Arquivos – Onde abrirá a mesma modal de criação de planilha.
• Baixar – Que permitirá o download do arquivo nos formatos acima informados, diretamente no dispositivo.
• Excluir todas as respostas – Excluirá as respostas do formulário.

Casos de uso

• Pesquisas internas (RH, clima organizacional, feedback de eventos).
• Formulários de inscrição (cursos, eventos, treinamentos).
• Coleta de dados de clientes (satisfação, sugestões, suporte).
• Planejamento colaborativo (enquetes para decisões em equipe).
• Avaliações educacionais (questionários simples para alunos).