Pastas compartilhadas permitem que um usuário dê acesso a uma pasta da própria caixa postal, com as subpastas dela, para outras pessoas da mesma organização, sem copiar mensagens nem criar contas novas. Quem recebe o acesso vê a pasta no Webmail, no Outlook ou em qualquer outro programa de e-mail, dentro de Compartilhadas, numa pasta com o nome de quem compartilhou.

Neste artigo você entenderá o objetivo, os benefícios e como o recurso funciona. Para usar, veja Como compartilhar uma pasta com um colega pelo Webmail e Como acessar as pastas compartilhadas comigo. O administrador pode gerenciar os compartilhamentos de qualquer caixa pelo Painel de Controle.

Objetivo estratégico

• Trabalho em equipe sem redirecionamentos: uma pasta de projeto, de atendimento ou de um setor fica visível para quem precisa, no lugar de encaminhar mensagens ou repassar senhas.
• Uma só fonte: a mensagem continua na caixa de quem compartilhou. Todos veem a mesma pasta e a mesma marca de lido.
• Controle de quem compartilhou: a pessoa escolhe com quem compartilha, com que permissão, e pode trocar a permissão ou revogar a qualquer momento.

Principais benefícios

• Substitui com segurança o hábito de compartilhar a senha da caixa.
• Facilita férias, afastamentos e transições: a pasta de um colega fica acessível ao substituto.
• Funciona em todos os programas de e-mail que usam IMAP, além do Webmail.

Como funciona

• Só é possível compartilhar com caixas postais da mesma organização, mesmo que em domínios diferentes dela.
• A pasta é compartilhada com as subpastas que já existem. Subpastas criadas depois também passam a ser compartilhadas.
• Quem recebe vê a pasta em Compartilhadas → nome de quem compartilhou → pasta. O nome aparece como o e-mail do dono com os pontos trocados por sublinhado, por exemplo joao_silva@empresa_com_br.
• A marca de lido é uma só: se um dos participantes lê a mensagem, ela aparece lida para todos.
• Existem duas permissões:

Disponibilidade

O recurso está sendo liberado gradualmente para as contas Skymail. Se a sua conta ainda não estiver habilitada, o Webmail mostra o aviso "O compartilhamento de pastas ainda não está disponível para a sua conta" no lugar do formulário. Quando o administrador compartilha pelo Painel de Controle com uma conta ainda não habilitada, o pedido fica pendente e é ativado automaticamente em até um dia útil. Contas Exchange não participam.

Limitações

• Com a permissão Somente leitura, mover uma mensagem da pasta compartilhada para outra pasta cria uma cópia e deixa a original onde estava. Com Leitura e escrita a mensagem sai da pasta de origem.
• Filtros e regras de mensagens não conseguem guardar mensagens numa pasta compartilhada; a mensagem fica na Caixa de entrada de quem criou o filtro.
• Quem recebe a pasta não pode compartilhá-la com mais ninguém. Só o dono e o administrador fazem isso.
• A busca dentro de uma pasta compartilhada usa o índice da caixa do dono e pode levar alguns segundos a mais na primeira vez.