Quando você recebe por e-mail um convite de reunião (do Outlook, Teams, Google Agenda, Zoom e de outros sistemas de agenda), o webmail coloca o compromisso na sua agenda automaticamente, sem você precisar abrir o e-mail e salvar o evento. Este artigo explica como funciona, o que acontece quando a reunião muda ou é cancelada, e como ligar ou desligar o recurso.

O que muda no seu dia a dia

• O convite já aparece na agenda. Assim que o e-mail chega, a reunião entra no seu calendário como pendente, aguardando a sua resposta. Você vê o compromisso mesmo antes de abrir o e-mail.
• Mudanças do organizador são aplicadas sozinhas. Se o horário, o local ou o assunto mudarem, o evento é atualizado na sua agenda.
• Cancelamentos também. Se o organizador cancelar, a reunião sai da agenda (ou fica marcada como cancelada, se você já tinha aceitado).
• Se você organizou a reunião, as respostas dos convidados (aceito, talvez, recusado) são registradas no evento.

O e-mail do convite continua chegando normalmente na sua caixa de entrada. O recurso só cuida da agenda.

[PRINT 1 — Visão da agenda do webmail com um compromisso recebido por convite aparecendo como pendente, ao lado de outros eventos já aceitos.]

Como funciona

1. Você recebe o e-mail do convite.
2. Em poucos minutos, o compromisso aparece na sua agenda como pendente, no calendário em que você cria seus eventos (veja "Em qual calendário o convite entra", mais abaixo).
3. Você responde ao convite quando quiser, pelo próprio e-mail ou pela agenda (veja "Como responder a um convite").

O recurso não responde por você: o convite entra como pendente e o organizador só fica sabendo da sua resposta quando você responder.

Como responder a um convite

Pelo e-mail

1. Abra o e-mail do convite.
2. No quadro do convite, acima do texto da mensagem, escolha Aceitar, Talvez ou Rejeitar.

O quadro mostra os dados atuais da reunião. Se o organizador alterou a reunião depois de enviar aquele e-mail, aparece o aviso: Este convite foi atualizado depois deste e-mail. Os dados acima são os atuais da sua agenda.

[PRINT 2 — E-mail de convite aberto no webmail, mostrando o quadro do convite com os botões Aceitar, Talvez e Rejeitar.]

Pela agenda

1. Abra a Agenda (Calendário) no webmail.
2. Clique no compromisso pendente.
3. Escolha a sua resposta.

[PRINT 3 — Janela de um evento pendente aberto na agenda, mostrando as opções de resposta.]

Quando a reunião muda

[PRINT 4 — Evento marcado como cancelado na agenda.]

Em qual calendário o convite entra

O convite entra no calendário em que você cria novos eventos. Para ver ou trocar qual é:

1. Clique em Configurações.
2. Abra Preferências e depois Calendário.
3. Confira a opção Criar novos eventos em.

Se você não tiver nenhum calendário, o webmail cria um chamado Principal para receber os convites.

Como ligar ou desligar o recurso

1. Clique em Configurações.
2. Abra Preferências e depois Calendário.
3. No bloco Convites recebidos por e-mail, escolha uma opção em Adicionar convites recebidos à agenda.
4. Clique em Salvar.

[PRINT 5 — Tela Configurações > Preferências > Calendário, com o bloco "Convites recebidos por e-mail" e a lista de opções aberta.]

Mesmo com a opção Nunca, o cancelamento de uma reunião que já está na sua agenda continua sendo aplicado. Assim nenhuma reunião cancelada fica esquecida no seu calendário.

Segurança

• Só quem organizou pode mudar ou cancelar. Um cancelamento enviado por outra pessoa, que não o organizador, é ignorado. Ninguém consegue tirar uma reunião da sua agenda só porque sabe o e-mail de quem a organizou.
• Convites que chegam como spam não entram na agenda.
• Nenhum e-mail é enviado em seu nome. O recurso só atualiza a sua agenda; respostas ao organizador acontecem apenas quando você responde.

Perguntas frequentes

Recebi o convite, mas ele não está na agenda. Por quê? Confira:

• A opção: se estiver em Nunca ou em Somente após eu confirmar, o convite só entra quando você aceitar.
• O tempo: o compromisso leva alguns minutos para aparecer depois que o e-mail chega.
• A data: reuniões que já aconteceram não são adicionadas.
• O tipo de arquivo: alguns e-mails trazem só um arquivo de agenda para importar (por exemplo, reservas de viagem ou ingressos), e não um convite de reunião. Esses não são adicionados; se quiser, salve-os pela opção de salvar no calendário que aparece no próprio e-mail.

O evento apareceu duas vezes. Pode acontecer se o mesmo convite foi salvo antes à mão, ou importado em outro calendário. Apague a cópia que não quiser; o restante da reunião não é afetado.

Uso o Outlook ou o celular para ver a agenda. Funciona? O recurso coloca os convites na agenda do webmail. Se o seu celular ou outro aplicativo sincroniza com essa agenda, os compromissos aparecem lá também.

A reunião é "esta e as próximas" (mudança a partir de uma data). Quando o organizador altera uma reunião que se repete "a partir desta data", a mudança pode não ser aplicada automaticamente. Confira a agenda e ajuste se necessário.

Preciso de ajuda. Fale com o suporte informando o assunto do convite, a data em que o recebeu e o seu endereço de e-mail.